Văn thư, lưu trữ - công việc thầm lặng của những “tỉnh táo viên”

Trong căn phòng nhỏ tại tẩng 2 Tổng cục Quản lý thị trường số 91 Đinh Tiên Hoàng, Hoàn Kiếm, Hà Nội, vừa thoăn thoắt rà soát công văn, ghi chép vào sổ, chị Đàm Thị Thanh Lý, công chức Phòng Tổng hợp – Hành chính kể về những chuyện vui buồn của nghề mình. “Ở bộ phận văn thư này tưởng nhàn nhưng không phải như vậy, công việc cứ nối tiếp ngày qua ngày, tưởng là nhàm chán lặp lại nhưng thực tế không phải như vậy. Lúc cần nhanh gọn thì tốc hành thời gian tính theo phút, lúc tĩnh lặng và thật sự cẩn mật thì lại chỉn chu theo từng từ từng ngữ. Công việc cứ liên tục như vậy, chẳng có thời gian mà buồn”.

Chị Lý chia sẻ, nhiều người nhắc đến Văn thư, lưu trữ thường nghĩ đây là công việc nhàn hạ, thậm chí là đơn điệu. Thế nhưng thực tế không phải như vậy, ai yêu nghề đều phải tự đổi mới, vận động, nghĩ ra phương pháp làm việc hiệu quả và khoa học, họ chính là những "Tỉnh táo viên" đúng nghĩa. Chị Lý và chuyên viên khác đang vận hành toàn bộ thiết bị văn phòng phục vụ công tác văn thư với cả kho hồ sơ lưu trữ của Tổng cục. Do vậy, việc thống kê, bảng biểu, nhãn mác dán đúng tiêu chuẩn, quy định, đặc biệt là việc ứng dụng thành thạo công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ, tài liệu cũng là một thách thức, đòi hỏi cán bộ văn thư phải cập nhật kiến thức, bắt kịp xu hướng chuyển đổi số…

Nghề văn thư, lưu trữ như ví von “bận như con mọn”, phải rất yêu nghề, chịu khó và đôi lúc phải “hy sinh” mới làm tốt được các nhiệm vụ được giao. Ai đã từng vào kho lưu trữ trữ mới thấy được độ kiên nhẫn của các cán bộ văn thư. Họ không chỉ xử lý các công văn, giấy tờ đi đến trong ngày mà còn phải thường xuyên lên kiểm tra kho lưu trữ để xem có gì bất chắc, phát sinh như vấn đề ẩm mốc, mối mọt, chuột gặm nhấm tài liệu… Chưa kể, thời tiết ở miền Bắc thuộc khí hậu nóng ẩm và nồm nên rất dễ ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ, lưu trữ các tài liệu bằng bản giấy.

Công việc bận rộn là vậy nhưng nhìn vào những chồng hồ sơ công văn, giấy tờ được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp thì chúng ta đã phần nào hiểu được tính cách những người làm công tác văn thư, lưu trữ. Đó là những người đã tự rèn luyện cho bản thân tính cẩn trọng, tỉ mỉ, cần mẫn và khoa học. Họ phải phân chia hợp lý cho phần việc nào làm trước, việc nào làm sau, nhất là những công văn mang tính “khẩn” phải nhanh chóng giải quyết kịp thời, đúng hạn theo chỉ đạo của cấp trên. Vì thế, việc lưu trữ hồ sơ giấy tờ được chị Lý cùng các chuyên viên luôn tuân thủ nhất quán phương châm "Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra".

Nhớ lại những ngày đầu về đơn vị gặp không ít khó khăn vì kinh nghiệm chưa có nhiều mà công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ đòi hỏi phải chất lượng văn bản ban hành, quản lý văn bản, tài liệu có độ mật cao, bảo đảm chặt chẽ, phải kiêm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc nhưng phải đảm bảo công việc đúng tiến độ,.. cũng gây nhiều khó khăn cho cá nhân chị Lý. Tuy nhiên, với tinh thần ham học hỏi và không bỏ cuộc trước khó khăn, chị Lý đã trăn trở, tự tìm tòi, nghiên cứu kiến thức để vận dụng phù hợp vào đặc điểm, tình hình, nhiệm vụ của Tổng cục. Bên cạnh đó, chị cũng chủ động học tập thông qua sách báo, Internet và học ở các đồng nghiệp khác.

Là nhân viên văn thư - bảo mật, đòi hỏi phải có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng và kỹ năng cần thiết như kỹ năng sắp xếp tổ chức công việc, kỹ năng giao tiếp và kỹ năng xử lý các vấn đề phát sinh trong công tác.

Sau nhiều năm gắn bó với nghề, chị chia sẻ: “Ai cũng nghĩ nghề văn thư đơn điệu, nhàm chán với những việc cứ giống nhau đều đặn hàng ngày. Thế nhưng, đối với tôi, công việc này luôn giúp tôi cảm nhận được năng lượng tích cực từ chính những con người tôi gặp và tiếp xúc hàng ngày. Bên cạnh đó giúp cho các đồng nghiệp giải quyết và xử lý nhanh công văn, công việc văn thư, lưu trữ cho tôi niềm vui bởi bản thân hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, để từ đó càng cảm thấy gắn bó với công tác này-nghề mà tôi đã chọn".

Việc lưu trữ hồ sơ giấy tờ được chị Lý cùng các chuyên viên luôn tuân thủ nhất quán phương châm "Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra".

Tài liệu lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong đời sống xã hội. Không một quốc gia, dân tộc, cơ quan hay tổ chức, cá nhân nào lại không có nhu cầu về ý thức lưu giữ lại những dấu tích về nguồn gốc, về lịch sử, về những gì đã qua. Bởi lẽ, quá khứ chính là hiện tại vừa qua đi, hiện tại và tương lai đều được xây dựng trên nền tảng quá khứ. Chính vì thế, lưu trữ cũng là ngành khoa học giúp những tài liệu về quá khứ được bảo quản an toàn, nhằm phát huy giá trị của chúng trong cuộc sống hiện tại và tương lai nên vừa mang tính cơ bản vừa mang tính ứng dụng cao. Để lưu trữ những tài liệu đó, các chuyên viên làm công việc văn thư, lưu trữ không chỉ áp dụng các phương pháp vừa truyền thống, vừa hiện đại mà còn phải liên tục cập nhật những phương pháp mới cách thức mới: Lưu trữ số, Lưu trữ cơ sở dữ liệu, Công nghệ lưu trữ…